„Microsoft Teams“ ist eine Software, die in dem neuen Office Paket „Office 365“ integriert ist. Delokalisierte Teamarbeit gewinnt immer mehr an Bedeutung. Hierfür bieten Tools wie Microsoft Teams entscheidende Vorteile gegenüber klassischen Kommunikationswegen wie E-Mail.
Eine Integration solcher Tools in den Ausbildungsalltag bereitet die Auszubildenden optimal auf diese neue Art zu arbeiten vor. Im Vordergrund steht der Austausch in virtuellen Teams und die damit verbundenen Prozesse und Verhaltensregeln. Eine Erleichterung des Datenaustauschs durch solche Tools birgt Fallstricke, die durch Vermittlung von Kenntnissen zu Datenschutz (DSGVO) und Compliance-Vorgaben vermieden werden. Der Auszubildende kann auf Ausbildungsunterlagen digital zugreifen und somit leicht selbstbestimmt und eigenverantwortlich lernen. Fachfragen können über die Chat-Funktionen sowohl von Mitauszubildenden als auch vom Fachausbilder beantwortet werden. Onlineressourcen können für einen erleichterten Zugriff direkt im Tool eingebunden werden. Microsoft Teams kann auf PCs oder mobilen Endgeräten installiert werden oder ohne Installation als Online-Tool verwendet werden. In diesem Kontext können Kenntnisse zur Unterscheidung zwischen lokalen und Cloud-basierten Anwendungen vermittelt werden.
Voraussetzung ist die Nutzung von Office 365 im Unternehmen, da Microsoft Teams als Bindeglied zwischen den unterschiedlichen Office-Tools („Sharepoint“, „Outlook“, …) dient. Auszubildende werden im Programm in einem jahrgangsübergreifenden berufsbezogenen Team eingepflegt und erhalten so Zugriff auf teambezogene Chaträume und Dateiablagen, die in weitere Untergruppen unterteilt werden können. Der Auszubildende kann nun jederzeit per Smartphone, PC oder Webbrowser Ausbilder und Mitauszubildende kontaktieren, auf Schulungs-/Informationsmaterial zugreifen und an Skype-ähnlichen Onlinemeetings teilnehmen. Wichtige Intranet- oder Internetseiten können als Schnellzugriff direkt im Team eingebunden werden, beispielsweise ein Link zu einem E-Learning-Portal. Auszubildende können auch selbstständig eigene virtuelle Teams erstellen oder bereits bestehenden Teams beitreten, zum Beispiel zu bereichsübergreifenden Projektaufgaben.
Praxistipp
Es muss unbedingt eine Datenschutz- und Compliance-Schulung stattfinden, bevor das Tool verwendet wird. Als reines Chat-Tool wird sich Microsoft Teams nicht bei den Auszubildenden durchsetzen, da in der Regel ausreichend andere Kommunikationsmöglichkeiten vorhanden sind. Es sollte ein Mehrwert über z. B. Schulungsmaterialien geschaffen werden. Eine Alternative zu Microsoft Teams ist „Slack“.
Autor dieses Umsetzungsbeispiels: Fabian Wrieden, Beiersdorf AG